ЗАТВЕРДЖЕНО ІНСТРУКЦІЮ З ДІЛОВОДСТВА У МІСЦЕВИХ ТА АПЕЛЯЦІЙНИХ СУДАХ

Державна судова адміністрація України  20 серпня 2019 року схвалила Наказ №814 «Про затвердження Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України». Наказ набирає чинності через 10 днів з дня його видання.

Інструкція встановлює порядок автоматизованої (електронної) обробки, обліку та контролю документів, судових справ за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) і ведення діловодства в паперовій формі.

Інструкція встановлює порядок автоматизованої (електронної) обробки, обліку та контролю документів, судових справ за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) і ведення діловодства в паперовій формі.

Інструкція складається з 21-го розділу: загальні положення, приймання та реєстрація документів; передавання процесуальних документів (судових справ) для розгляду, проходження процесуальних документів у суді; фіксування судового процесу технічними засобами; приймання, облік і зберігання речових доказів; судові виклики та повідомлення; формування і оформлення судових справ; особливості формування і оформлення справ про адміністративні правопорушення, передбачені статтею 1853 Кодексу України про адміністративні правопорушення; направлення судових справ за межі суду; надання судової справи для ознайомлення; засвідчення та видавання копій судових рішень і документів; облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду; складання номенклатури справ у суді; опрацювання та надсилання вихідних документів; передача та виконання документів; контроль за виконанням документів, строки виконання документів; підготовка та оформлення документів, загальні вимоги до документування управлінської інформації суду; особливості складання деяких видів організаційно-розпорядчих документів у суді; звернення судових рішень до примусового виконання; особливості звернення до примусового виконання судових рішень у кримінальних провадженнях і архівна робота у суді.

Створення електронних документів здійснюється відповідно до Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

Суди можуть створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та Інструкції

Інструкція визначає правила й порядок роботи з усіма документами, крім тих, які містять інформацію з обмеженим доступом.

Вимоги Інструкції не поширюються на процесуальні документи, порядок оформлення та розсилка яких регламентуються процесуальним законодавством України. Діловодство в суді ведеться державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством України.

Усі документи суду складаються державною мовою. У випадках, передбачених міжнародним договором України, суд складає процесуальний документ мовою, передбаченою відповідним міжнародним договором України, або додає до нього завірений відповідно до законодавства України переклад на таку мову.

Іноземною мовою можуть складатися документи суду, які адресуються безпосередньо міжнародній або іноземній організації, підприємству, установі, посадовій особі, іноземному громадянину. При складанні документа іноземною мовою також обов’язково складається примірник цього документа державною мовою.

Організація діловодства в суді покладається на канцелярію. 5 Загальне керівництво канцелярією в суді здійснює керівник апарату суду. Організація діловодства в структурному підрозділі суду покладається на визначену керівником підрозділу особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов'язки, або відповідального працівника, визначеного наказом керівника апарату суду.

Контроль за станом ведення діловодства, складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів у структурних підрозділах апарату суду покладається на керівників цих підрозділів, а в судах без структурних підрозділів – на керівника апарату суду, або іншого визначеного для цього відповідального працівника.

У судах здійснюються періодичні (але не рідше ніж один раз на рік) перевірки стану діловодства в підрозділах апарату суду.

Порушення вимог Інструкції, а також недбале зберігання, умисне псування, безпідставне знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконна передача іншій особі службових документів, у тому числі електронних, а також незаконний доступ до них або до електронної бази даних тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

Документи суду з часу створення (надходження) і до передачі в архів суду зберігаються за місцем формування або централізовано в канцелярії суду згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Нерозглянуті судові справи, а також заяви, за якими не вирішено питання про відкриття провадження, у тому числі які залишені без руху для усунення недоліків, повинні зберігатися в робочих кабінетах й розташовуватися у шафах (сейфах), здатних забезпечити їх збереження з унеможливленням доступу 6 сторонніх осіб.

Документи, що надійшли до суду (заяви, скарги, справи, листи тощо), виносити за межі приміщення (приміщень) суду заборонено.

При звільненні судді всі нерозглянуті ним судові справи за актом приймання-передавання справ та документів передаються до канцелярії суду для подальшого розподілу в установленому порядку.

Канцелярія щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до відповідного суду. Після отримання кореспонденції здійснюється попередній розгляд документів для відокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом суду або структурними підрозділами апарату суду.

Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи (довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань зборів суддів, тощо).

Судові справи, а також інші документи і матеріали, що стосуються розгляду судових справ у суді, приймає та реєструє в АСДС канцелярія.

Процесуальні документи, що надійшли напередодні розгляду справи або в день розгляду справи, негайно передаються суддям, в провадженні яких знаходяться вказані справи, із зазначенням в АСДС дати і часу передачі та отримання цих документів.

Документи, які отримано від учасників судового процесу або їх представників безпосередньо під час судового засідання за резолюцією судді (судді-доповідача) передаються для реєстрації до канцелярії суду не пізніше наступного робочого дня, після чого долучаються до матеріалів справи.

Кожній судовій справі (кримінальному провадженню) надається єдиний унікальний номер, який формується відповідно до Положення про АСДС. АСДС може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду.

Визначення судді для розгляду конкретної справи здійснюється відповідно до Положення про АСДС. Після завершення автоматизованого розподілу судових справ формуються та роздруковуються загальні реєстри судових справ і реєстр судових справ на кожного суддю (суддю-доповідача) окремо. Справи передаються судді (судді-доповідачу) для розгляду під підпис у реєстрі в порядку, визначеному у суді.

Позовні заяви, справи, які надійшли з інших судів, подання, апеляційні скарги, заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, інші передбачені законодавством процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, реєструються в день їх надходження.

У разі об’єднання судових справ (матеріалів кримінального провадження) в одну їй присвоюється єдиний унікальний номер тієї з справ, яка надійшла до суду першою.

У разі виділення матеріалів кримінального провадження в окреме провадження, роз'єднання позовів у справі в самостійні провадження нова судова справа (матеріали кримінального провадження) реєструється як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду.

Їй присвоюється новий єдиний унікальний номер. До нової справи (матеріалів кримінального провадження) підшиваються завірені суддею копії процесуальних документів з попередньої справи, що мають значення для цієї справи.

У разі скасування судового рішення з направленням справи на новий розгляд та у випадку, коли справа надійшла за підсудністю з іншого суду, така справа підлягає реєстрації без зміни єдиного унікального номеру справи.

Якщо судом розглянуто матеріали кримінального провадження стосовно кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), такі матеріали підлягають обов’язковій реєстрації в АСДС з присвоєнням нового єдиного унікального номеру, та внесенням інформації щодо осіб, стосовно яких провадження зупинено.

Позовні заяви, позови третіх осіб із самостійними вимогами, апеляційні скарги, заяви про перегляд судового рішення у зв'язку з нововиявленими або виключними обставинами, а також інші заяви, клопотання, скарги, які залишені ухвалою суду без руху, разом із доданими до них матеріалами вкладаються в окремі обкладинки із зазначенням єдиного унікального номера справи. Протягом строку, встановленого для усунення недоліків, такі матеріали зберігаються непідшитими у головуючого судді.

У разі постановлення суддею ухвали про повернення/відмову у відкритті провадження у справі така ухвала надсилається заявникові не пізніше наступного дня після її постановлення рекомендованим поштовим відправленням.

У разі постановлення судом ухвали про закриття кримінального провадження копія ухвали невідкладно направляється (вручається) учасникам кримінального провадження.

Ухвала про закриття кримінального провадження після закінчення встановленого законом строку для подання апеляційної скарги звертається до виконання за правилами, встановленими для виконання судових рішень (відповідним органам (особам) надсилаються повідомлення про виконання та додається копія ухвали про закриття кримінального провадження).

Після закінчення розгляду судової справи (кримінального провадження) по суті, у тому числі під час підготовчого провадження, та ухвалення повного тексту судового рішення, справа передається секретарем судового засідання до канцелярії суду у п'ятиденний строк.

Фіксування судового процесу за допомогою звукозаписувального технічного засобу або проведення судового засідання в режимі відеоконференції здійснюється у випадках і порядку, передбачених процесуальним законодавством.

Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) керівник апарату суду визначає відповідального працівника апарату суду. Речовий доказ приймається одночасно з відповідним процесуальним документом (позовною заявою, відзивом на неї, заявою про залучення речового доказу до справи, супровідним листом про надання доказу, витребуваного судом тощо), судовою справою, яка надходить з іншого суду, або безпосередньо у судовому засіданні.

Наказ Державної судової адміністрації України від 20 серпня 2019 року №814 Про затвердження Інструкції  з діловодства в місцевих  та апеляційних судах України

Додаток до Наказу № 814 від 20.08.2019 "Інструкція з діловодства в місцевих та апеляційних судах України"

Додаток до Наказу ДСА України № 814 від 20.08.2019 "Додатки 1-13 до Інструкції"